Telefonisches Meeting
von Andreas Mettler am 16.02.2010
Ohne Frage gehört ein Meeting zum täglichen Arbeitsablauf vieler Menschen. Teilweise müssen diese Personen lange Anreisen in Kauf nehmen, wenn diese Beratungen nicht am Arbeits- und Wohnort stattfinden. Dadurch entstehen den Arbeitgebern allerdings auch Kosten und Ausfallzeiten. Wird eine große Teilnehmerzahl bei diesen Konferenzen erwartet, glauben viele, dass es unerlässlich ist, sich persönlich an einen Tisch zu setzen. Allerdings ist das nicht in jedem Fall zutreffend, denn inzwischen sind auch sehr große Telefonkonferenzen möglich. Bis zu sechzig Teilnehmer sind bei einer Telefonkonferenz problemlos zu organisieren. Sind noch mehr Teilnehmer geplant, sollte das dem Anbieter vorab mitgeteilt werden. Dieser kann dann die Kapazität problemlos erweitern. Selbstverständlich sind diese Konferenzen auch international machbar. Dabei muss nur beachtet werden, dass bei der Einwahl die internationale Vorwahl gewählt wird. Die Teilnehmer können unterschiedliche Funktionen nutzen. So können andere Teilnehmer entweder lauter oder leiser gestellt werden, aber auch die eigene Stimme kann in der Lautstärke verändert werden. Außerdem können Wortmeldungen abgegeben werden. Wortmeldungen sind gerade bei sehr großen Teilnehmerzahlen sinnvoll, denn dadurch behält man die Übersicht. Die Wortmeldung geht an den Moderator der Telefonkonferenz, dessen Aufgabe ist es dann, das Sprachrecht zu erteilen. Der Moderator hat alle Konferenzteilnehmer im Überblick. Er sieht deren Namen und deren Telefonnummer und er oder sie kann Teilnehmer zum Beispiel stumm schalten oder aus der Konferenz ausschließen. Ein weiterer Vorteil von Telefonkonferenzen ist die Möglichkeit, den gesamten Gesprächsablauf mitzuschneiden. Dass macht das Auswerten der Konferenz im Nachhinein natürlich einfacher. Zumeist muss im Nachhinein sowieso noch ein schriftliches Protokoll erstellt werden.
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